Artículo aparecido en Mercado Mayorista de Las Ultimas Noticias

2007-07-16T09:26:00.000-07:00

Entrevista completa

1-¿Para qué tipo de empresas está pensado este servicio?

Cuando uno empieza a desarrollar un sistema computacional, lo natural es partir de menos a más. El menos no significa poco serio. Por eso se partió con las pymes. Elegimos productos que abarquen todos los rubros, aprovechando la normativa existente para la contabilidad y cálculo de remuneraciones. No partimos con programas que almacene las notas de un colegio, por ejemplo, ese programa solo serviría a los colegios, pero si sabemos que un colegio necesita gestión, contabilidad de costo, cálculo de remuneraciones.

2-¿Cuál es el principal efecto que pretenden causar los servicios de COIN en las empresas intervenidas?

No solo se vende una pieza de software, un CD con un programa en el interior, sino que hay una presencia nuestra al interior de la empresa. Lograr que nuestros productos sean identificables por sobre los otros en las cosas simples. Nuestros programas no son mágicos, son similares en cuanto a objetivos que los productos de la competencia. Pero es importante marcar la diferencia en las cosas simples. Simples de usar, de entender, de recomendar, de bajar de Internet, de comprar, de cambiar de computador, de instalar en red, de crecer junto con la empresa, en el tamaño de la caja, en la pronunciación del nombre, en la lectura del manual.

Nos han comentado que un empresario, logrando el mismo resultado, el mismo balance, la misma liquidación de sueldo, fue mas eficaz utilizando nuestros programa o por último se entretuvo mas.

Los libros o las películas son realizados con los mismos procedimientos, o materiales, o técnicas de redacción, pero sin embargo solo algunos se incorporan en nuestros sentir.

3-¿Cuál y/o cómo es el procedimiento de intervención, implementación?

Cuando instalamos los primeros programas la sufrimos, porque tuvimos que aprender nosotros. Aunque todavía aprendemos, mucha de la responsabilidad se la pasamos al cliente. Por ejemplo, un cliente nos compra un sistema de contabilidad y nos pregunta a nosotros como puede llevar sus costos. Nosotros podemos repetir lo mismo que vimos en otra empresa similar, pero es más fácil invitar que sea él mismo el que se pregunte que es lo que desea costear. El cliente mejor que nadie sabe donde le aprieta el zapato. Nosotros le damos alternativas, pueden ser los proveedores, el gasto administrativo, las facturas impagas. El cliente nos transmite que quiere saber el costo individual de las máquinas que importa, desde la solicitud de importación, los gastos de la importación, los gastos de venta, de capacitación, de instalación, y la garantía, en definitiva quiere saber que tan rentable son cada una de las máquinas. Fácil. Se definen cada una de las máquinas como centro de costo y todos los gastos se refieren a dichos códigos. Después emite los informes correspondientes. La idea es de él. Ya teniendo clara la película el mismo codifica los centros de costo, Lo ayudamos con un par de ejemplo. Ingresar una factura asociada a una máquina y listo, después sigue solo. El es el mago, rápidamente se le van a ocurrir otras cosas, y nosotros aprendemos. Nos preocupamos de identificar que le falta al programa para que eso que quiere perseguir le salga más fácil. Y lo programamos. Después le vendemos la actualización. Y el va estar agradecido.

Las primeras calculadoras al principio tenían solo las cuatro operaciones. Después los fabricantes se dieron cuenta que era complicado calcular porcentaje, agregaron la operación de cálculo porcentajes. Y los clientes pedían más. Mira lo que son ahora las calculadoras.

Lo que podríamos hacer nosotros a futuro, cuando tengamos tiempo, es vender los programas con procedimientos ya preparados para cada rubro. Si es una viña, viene con los impuestos específicos listo, los procedimientos de embalaje, con tiempos, fórmulas, etc. Si es una empresa de proyectos, carátula para los proyectos, como definir los centros de costos, las etapas y su presupuesto, los responsables, y como ir imputando los costos a cada proyecto. Pero en el fondo es el mismo programa.

4- ¿Cuál es el modo en qué trabaja COIN y sus sistemas de gestión con el cliente una vez implementada la solución?

¿Una vez que el cliente ya compró el sistema de gestión? Si es así, vamos a saltar la venta, que también fue complicada, convencer a veces no es fácil.

El cliente nunca termina de implementar la solución. Una vez instalado el sistema y ya lo aprendió a usar, recordemos que es el cliente el analista, el mago, el ideólogo, el creador, que necesita ahorrar tiempo, ahorrar plata, mejorar sus productos, etc. Nos sugiere, nos recomienda, que desarrollemos algunos procesos que el captó como rutinarias y se puede automatizar con el programa. Nos dice como y es probable que lo haga en Excel. Lo desarrollamos y se los instalamos, primero sujeto a prueba y después ya es ley. Nos complementamos muy bien.

Ellos no necesitan tener un departamento de computación en el interior de la empresa y nosotros no necesitamos tener analista que investiguen como hacer las cosas.

Al contrario, las empresas un poco mas grande, no mucho mas, aun son pyme, contratan a uno o mas programadores, con sueldo de mercado, imposiciones, hay que tenerles un computador, espacio, escritorio, etc. Y después de varios meses, a veces años, logran un programa a medida. Con el esquema de sentir que su departamento de informática somos nosotros, al final logran el mismo programa a medida, por mucho menor valor.

5-¿Los softwares y sistemas son de desarrollo propio?

Totalmente. Esa es la gracia. Nosotros a su vez creamos nuestras propias rutinas para crear programas más rápidos y eficientes.

6-¿A qué se refiere con soluciones de fácil uso, parametrizables y principalmente escalables?

Soluciones de fácil uso no es un programa que haga de todo con facilidad, como muchos creen, a veces eso es lo que complica, sino que mediante pruebas vamos ajustando las pantallas para que el usuario vea menos botones. No debe pensar que botón apretar, debe concentrarse en lo que está haciendo. Que vea lo justo y necesario. Todo eso se logra mediante parámetros. Vamos a lograr que el programa completo sea parametrizable a voluntad del usuario.

El programa siempre fue escalable. Nació con dos peldaños. Hoy tiene cuarenta. Pretendemos llegar a los mil doscientos. Escalable en computación significa que al construir el peldaño cuarenta no significa tener que sacar los peldaños del tres al veinte. Se construye sin perder lo antiguo. Muchos programas, conocidos y famosos, por ejemplo la versión cinco ya no corre sobre la versión cuatro, y hay que hacer reformateo en los datos, cambios en el equipo, etc. Y pagar por todo eso. Ese sistema no fue escalable. La cinco mató la cuatro.

Tenemos clientes que partieron con nosotros en el año 1999 o 2000, y nunca tuvieron que ingresar la información de nuevo porque un sistema nuevo no reconoce los datos de la versión anterior. Si miramos la contabilidad de esos usuarios, con el mismo programa actual, ve la contabilidad del año 2000, 2001, y así. No tiene que entrar a otro programa para verla. Y hay que hacer notar que pasó por la versión Windows 95, luego 98, y ahora xp, con todos los cambios de cpu, y ahí está el programa.

7-En esta parte, necesito que me expliques de manera sencilla los siguientes conceptos (en que consisten, etc):

-Funciones Integrales

Todo es semántico. Lo integral puede significar que integra varias áreas de la empresa. Y eso es UN ERROR histórico porque al principio los programas no eran integrales y ahora los son. ¿Porque no fueron de un principio integrales? Una empresa siempre fue integral y con el tiempo, a medida que fue creciendo se fue desintegrando. (Más sucursales por ejemplo) La respuesta a eso es porque los primeros programas fueron orientados a empresas grandes, por lo tanto los sistemas de bodega estaba bien separados a los sistemas de ventas. Incluso ubicadas en distintas ciudades. Pero una pyme primero es super integrado, es casi una sola persona. Por lo tanto el programa tiene que ser integral, sería absurdo venderle a ese usuario programas desintegrados. Aunque sea esa la triste realidad. Por eso se hace hincapiés a lo integral, porque la pyme tiene programas desintegrados. Uno de compra, otro de ventas, y de distintos proveedores, que no conversan entre si.

-Funciones Modulares

Modular es dar la facilidad al usuario de usar algunas funciones. Solo las que necesite. Un mueble modular. Sin no quiere complicarse con ingresar inventario, porque en su empresa es mínimo, no usa el módulo de inventario, lo apaga, lo oculta.

-Funciones Adaptables. En este punto me gustaría que profundizaras sobre la idea de adaptarse ala idiosincrasia de cada empresa.

Cada usuario aporta su propia idiosincrasia en su empresa. Cada empresa es un mundo aparte principalmente en los controles. Algunas se administran con dos personas lo que otras con veinte, procesando la misma información y cometiendo los mismos errores varias veces. En algunos casos mis sistemas los implementan en dos meses y otros en dos años. Cada uno de esos usuarios va generando una serie de condiciones positivas y negativas que repercuten en la administración del sistema. Si es una empresa familiar, lo mas probable es que no se controlen entre ellos, por lo tanto no usan los privilegios ni hacen que el programa los restringa tanto, si se equivocan entran por otra puerta y modifican. Que más da. El sistema se adapta a ellos. “Asumiendo sus consecuencia”. Pero si es una empresa que basa la confianza en el control, el programa es el tambor mayor, lleva al usuario de la mano en lo que tiene o no tiene que hacer. Vivimos reprogramando el ingreso de notas de ventas, o de ordenes de compra, que son las mas delicadas, siempre ingresando nuevos controles, todos parametrizables. Tengo una empresa donde el dueño va una vez a la semana y deja todos los cheques de proveedores firmados. El recepcionista no deja pasar ninguna guía de despacho sino es igual a la orden de compra, en cantidad y en precio. Se parametriza el sistema para que se genere la guía de despacho igual a la orden de compra, sin tener que digitarla de nuevo. Pero hay otras veces que se compran productos que acepta sucedáneos, por lo tanto la guía es distinta a la orden de compra. A veces llega parte de la mercadería, y distintos precio. Que hace el programa, lo rechaza, no puede, entonces vía parámetros se adapta.

-Software de contabilidad. ¿Cómo funciona? ¿Qué puede lograr el empresario con el?

El sistema de contabilidad es el corazón de la empresa. Pero está desprestigiado el concepto. Como el contador en una pyme es externo, el empresario cree que no necesita tener contabilidad, pero estamos hablando de costos, llevar los costos de sus proyectos, considerando todos los gastos, las remuneraciones, las cuentas de arriendo, la luz, la movilización. Eso significa que cada uno de los gastos, las propinas, lo que paga para que retiren la basura, etc. va con un código de costos y gastos, así puede saber la rentabilidad por lo que quiera. Pero el usuario confundido compra un sistema de facturación, aparte otro de compras, y otro de bodega, o todo junto, pero sin comprar contabilidad, lo encuentra hasta un buen negocio si se ahorra esa compra. ¿Como mide entonces sus gastos? Muchas veces saca esta cuenta: si compro los equipos en cuatro millones y los vendo en diez, le resto la comisión de los vendedores, gano unos cinco millones, que es la diferencia, y después se frustra cuando ve que sus utilidades son apenas dos. Con contabilidad de costo sabría exactamente cuanto gasto y en qué gasto, qué es lo importante. No se basa sólo en las facturas. Ojo, el programa de contabilidad tiene que ser asesorado por un contador. Lo digo porque hay usuarios que creen que comprando un programa de contabilidad se pueden ahorrar al contador. Grave error.

-Soluciones Internet. ¿Cuáles son? ¿Que fin persiguen?

Es simplemente el paso siguiente. Los conceptos son los mismos, contabilidad, logísticas, Costos. La gracia en el desarrollo de estos nuevos programas es que ya muchos de los procedimientos que nos costo casi 10 años aprenderlos van resueltos. Internet significa que los programas y las bases de datos están instalados en un servidor y pueden ser usados por el usuario desde cualquier parte del mundo, al igual como consulta su cuenta bancaria, entra a la página de SII o lee el diario. En este caso el servidor lo tenemos nosotros, por lo tanto nosotros nos preocupamos de los respaldos, de actualizar nuevas versiones, todo lo imaginable si el servidor lo administramos nosotros. Aunque también lo puede tener el usuario en sus propias instalaciones. Es una opción de negocio, no es un tema técnico. Aclaro que aquí partimos al revés. La solución Internet partió en empresas grandes, son grandes y costosas soluciones.

-Sistemas integrados de negocios

Es el concepto que quisimos darle a nuestros sistemas. Son sistemas, son integrados y son para los negocios. Y para efectos prácticos, todos son negocios, tenemos vendido programas en ONG, imprentas, consultas médicas, dentistas, oficinas de proyectos, cooperativas, y muchos contadores que según ellos pueden llevar contabilidad a empresas desde la NASA hasta el kiosco de la esquina.

8- ¿Qué es un ERP?¿Que funcionalidad tiene para el trabajo que se realizará en la empresa contar con un ERP?

ERP, sigla en inglés, (ERP, enterprise resource planning) es, como dije anteriormente, la culminación del absurdo de primero crear sistemas desintegrados para culminar en uno integrado. ERP no es mas que un gran sistema y que apunta a todos los rincones de la empresa, y lo importante que no duplica la información, porque hay sistema que se dicen integrados, pero están las facturas por un lado y las entradas a bodegas por otro, y las cuenta corrientes por otros, y todo es lo mismo, si desde las mismas facturas se pueden ingresar la mercadería a bodega, no es necesario duplicar la función, la factura genera la centralización contable y por ende la cuenta corriente, todo en un solo concepto.

Por último, si la información estuviera en partes duplicadas, hay cosas que no debieran repetirse, como las opciones de respaldos, las opciones de privilegios, los parámetros, todo eso se administra bajo un mismo concepto.

Nuestro concepto de ERP, es que es un gran proyecto que está siempre en constante desarrollo. Nunca está terminado. Además se tiene que vender con asesoría, implementación y futuros desarrollos porque, adaptarlo al cliente requiere su tiempo.

9-¿Los sistemas pueden estar en constante desarrollo de acuerdo a los requerimientos del cliente, y este no necesita tener conocimientos técnicos?

Eso es así. El usuario cree que todo el tratamiento de la información es un tema computacional. Cuando se ve pillado lo primero que dice es que no entiende computación. La computación existe en las pymes desde hace apenas diez años, sin embargo el tratamiento o el manejo de la información existe desde que se inventó la escritura. Todo es creatividad, sentido común, y los empresarios tienen de sobra, él tiene que decir que necesita, o hacer un modelo en Excel o un dibujito, o un monito, y nosotros somos los expertos que los convertimos en programas, en tablas, funciones, bases de datos, memoria virtual, acceso directo, eso si que es técnico.

El usuario nos tiene que explicar lo que quiere igual como se lo explica a su esposa o sus amigos.

10- ¿Cuáles son los costos de los servicios y la forma de solicitarlos?

Todo está orientado a usar INTERNET. Para regiones ningún problema.

Nuestra página es www.coin.cl